Integrierte Projektführung: Ein Weg aus der Technikfalle

Strategieumsetzungsprojekte enthalten heute meist zentrale technische Aspekte, die Auftraggeber oft überfordern.

Dem begegnet die «Integrierte Projektführung» durch die Platzierung eines Business Engineers direkt beim Auftraggeber der Projekte (der ja meist im „Business“ angesiedelt ist).

Kernnutzen dieser Konstallation:

  • Business und Technik sind an der Wurzel des Projektes integriert: Der leidige Graben zwischen den beiden Sphären ist dauerhaft überbrückt.
  • Die Startphase kann in raschen, engen Zyklen ablaufen: Das Tandem aus Auftraggeber und Business Engineer überblickt alle Projektfelder. So kommt das Projekt rasant aus den Startlöchern, kritische Chancen und Schwierigkeiten zeigen sich schon früh.
  • Der Auftraggeber entkommt der Technikfalle: Er führt die Lieferanten der technischen Systeme, nicht sie ihn.
  • Die Lieferanten haben einen kompetenten, fachkundigen Ansprechpartner.

Bitte lesen Sie zum Thema auch meinen Artikel «Ein Weg aus der Technikfalle» aus dem «ALPHA-Kadermarkt» vom 27./28. Juni 2015: Artikel ALPHA

Ein kleines Praxisbeispiel: «StoryWise» führt Monatsabos ein (Startphase)

«StoryWise» hat Filialen in vielen Städten, die KundInnen lösen ein Abo und können sich dann jederzeit in einer „StoryWise“-Filiale in einen Raum setzen und einer Geschichte lauschen, die dort live erzählt wird.

Mein Kunde,«StoryWise»-Geschäftsführer Roman möchte nun eine Anpassung vornehmen: Die Geschichten-Abos, die «StoryWise» anbietet, sollen zukünftig auch monatlich bezahlt (oder allenfalls  gekündigt) werden können. Ich werde ihn nun treffen, um Näheres zu erfahren.

Zuerst einmal geht es für mich in der Startphase natürlich darum, das Vorhaben des Kunden und seine Hintergründe möglichst gut zu verstehen. In zweiter Linie werde ich versuchen, für ihn und mich ein möglichst vollständiges Bild der wichtigen Aspekte des Projektes  zu zeichnen, um Grundlagen für zukünftige Entscheidungen zu schaffen. Dabei kommt man wieder und wieder an denselben Fragestellungen vorbei, Betrachtungswinkel und Antworten sind aber jedes Mal unterschiedlich.


In unserem ersten Gespräch hat sich gezeigt, dass die geplante Anpassung so klein gar nicht ist, und dass sie ein paar Knackpunkte enthält, die vorerst einmal geklärt sein wollen.  Insbesondere realistische Kosten-Nutzen-Erwägungen können erst ins Auge gefasst werden, wenn wir hiermit weiter sind.

Zu berücksichtigen ist ein ganzer Strauss von Themen, von denen jedes einzelne zumindest gestreift, häufigt aber ausgiebiger diskutiert wird:

  • Kunden- und «Customer Experience»-Themen
  • Kommerzielle Grundlagen: Der «Business Case»
  • Firmenkultur- und – damit zusammenhängend – Mitarbeiter-Themen
  • Die Organisation und ihre Struktur
  • Geschäftliche Abläufe/Prozesse
  • IT-Anwendungs
  • Strategie- und Geschäftsmodell-Aspekte
  • themen
  • IT- und andere Technik-Themen
  • Ressourcen-Themen

Bespielhaft hier ein paar Ausschnitte aus der Diskussion:

Die mit dem Projekt angestrebten Ziele müssen noch schärfer gefasst werden: Wir stellen die geschäftlichen Anforderungen an das Projekt zusammen und analysieren ihre Auswirkungen:

BusReq_SAMPLE

Für die Diskussion des kommerziellen Grundlagen des Vorhabens erweist sich hier ein einfacher Excel-basierter Business Case-Rechner bereits als sehr nützlich: So lassen sich Kosten- und Ertragsvarianten spielerisch vergleichen.

BizCase_SAMPLE

Zentrale Bedeutung haben natürlich die Prozesse: Vor allen Dingen soll der Kundenprozess einfach, verständlich und angenehm gestaltet werden. Aber auch die internen administrativen Abläufe verdienen sorgfältige Analyse und Gestaltungsarbeit.  Gerade bei Abläufen, die später sehr häufig vollzogen werden, zählt jedes Detail.

Wir konzipieren das kleine Prozessystem mittels «Business Use Cases»: So werden alle Interaktionen aller Beteiligten im Umfeld des neuen Monatsabo-Angebotes sichtbar.

Jeden einzelnen dieser zukünftigen Abläufe dokumentieren wir mit «BPMN», der heute dafür üblichen einfachen Symbolsprache. Auch die von den Ablaufschritten benötigten IT-Funktionen machen wir sichtbar. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

BusUC_SAMPLE

Bei der Prozessarbeit stossen wir natürlich sofort auch auf allgemeinere Anforderungen an die zukünftige IT-Unterstützung für die Monatsabos: Der Automationsgrad der Sache muss hoch sein, sonst rechnet sie sich nicht, denn es müssen viele montalich Raten mit Kleinbeträgen verarbeitet werden: Hier muss eine bezahlbare technische Lösung entworfen werden, die die Transaktionskosten minimal hält. Wir beginnen, die IT-Anforderungen systematisch zu sammeln und ihnen Anwendungsfälle zuzuordnen.

Parallel dazu enstehen gleich Varianten für die Architektur dieser IT-Unterstützung, in einer Bandbreite von gemieteten Lösungen oder Services bis hin zu einem neu zu erstellenden Softwaresystem. Realistisch erscheint die Variante einer Erweiterung des zentralen Administrativsystems von „StoryWise“ um die benötigten Features. Bei diesem System handelt es sich allerdings um einen Branche-Standardlösung, die nicht beliebig auf  die Wünsche einzelner Kunden hin erweitert werden kann…


Roman möchte, dass wir ein grobes Gesamtkonzept erstellen, das alle Aspekte des Projektes aufzeigt, sie miteinander verbindet und unsere Lösungsansätze für die Teilbereiche darstellt.

Wir beschliessen, dieses Konzept in Form einer kleinen Website auszuarbeiten, die wir später weiterentwickeln können, und auf die alle Beteiligten Zugriff haben werden.

Vom Lieferanten des Administrativ-IT-Systems wollten wir in diesem Konzept unbedingt bereits eine erste Kostenschätzung für die erforderlichen Erweiterungen haben, sie wird sich aber später als viel zu niedrig erweisen, weil wir alle noch zu wenig über das Projekt wussten…

DokuSite_SAMPLE


Nach ausgiebiger interner Diskussion des vorgelegten Konzeptes entscheidet sich „StoryWise“ dafür, die Sache vorerst weiter zu verfolgen. Dabei müssen ein paar verbleibende kritische Punkte besonders genau im Auge behalten werden. Die «Ausarbeitungsphase» kann beginnen.